A criação de documentos não se realiza no acaso, mas é fruto de necessidade ou de algum objeto e a preservação advinda de razões oficiais ou culturais, o que ultrapassa as causas de sua criação. Ao amadurecer a ideia de concepção de arquivo nota-se que ele é muito mais do que uma produção documental para a tomada e decisão; ele é considerado como espaço participante da estrutura organizacional em portador de uma história vinculada à realidade.
Detentor de todo armazenamento de comunicação o arquivo vai muito além do que o define com palavras, é um espaço multifacetado. O arquivo é composto pelos documentos gerados para cumprir determinado fim. No cansaço de atingir esse objetivo, eles tramitam dentro da instituição de uma ado para o outro até chegarem ao local de guarda, ou seja, ao arquivo. Um acervo documental é definido no texto como sendo pertencentes a um fundo de arquivo não tradicionais, como cartazes, mapas e plantas, desenhos e croquis, fotografias, gravações sonoras, visuais ou informáticas, os filmes, dentre outros.
É evidenciado como um fundo arquivístico o fruto da correlação existente entre os motivos que geraram o documento e os motivos que o preservaram. Um fundo arquivístico é um sítio arqueológico a se decifrar, identificar, nomear, analisar e descrever, com o objetivo de garantir sua organicidade, sua integridade física e a disseminação de informações extraídas de seus elementos e expondo-as em condições de apresentação e uso.
- Uma visão sobre Arquivos - 10/04/2019
